ਸੂਚਨਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੀਤੀ
1 ਜਾਣ-ਪਛਾਣ
1.1 ਇਸ ਨੀਤੀ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਨਾ ਹੈ ਕਿ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕਾਨੂੰਨ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕੇ, ਸੁਤੰਤਰ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀਆਂ ਚੱਲ ਰਹੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ, ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਅੰਤ ‘ਤੇ ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਆਰਡਰ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਵਿਆਪਕ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ। ਇਹ ਮੌਜੂਦਾ ਕਾਨੂੰਨੀ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸਰਬੋਤਮ ਅਭਿਆਸ ‘ਤੇ ਅਧਾਰਤ ਹੈ।
1.2 ਸੁਤੰਤਰ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਦੇ ਹਿੱਸੇ ਵਜੋਂ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਸਾਰੇ ਸਟਾਫ ਮੈਂਬਰਾਂ ਅਤੇ ਸਾਰੇ ਠੇਕੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਇਸ ਨੀਤੀ ਦੀ ਸਮੱਗਰੀ ਤੋਂ ਜਾਣੂ ਹਨ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਉਹ ਅਮਲਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਜੋ ਅਸਥਾਈ ਜਾਂ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਮਿਆਦ ਦੇ ਅਧਾਰ ‘ਤੇ ਨੌਕਰੀ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਅਧੀਨ ਹਨ, ਚਾਹੇ ਉਹ ਪੂਰੇ ਜਾਂ ਪਾਰਟ-ਟਾਈਮ ਹੋਣ। ਇਸ ਨੀਤੀ ਦੀ ਸਖਤੀ ਨਾਲ ਪਾਲਣਾ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਅਸਫਲ ਰਹਿਣ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀ ਸਮਾਪਤੀ ਜਾਂ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਕਾਰਵਾਈ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।
1.3 ਇਹ ਨੀਤੀ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੁਆਰਾ ਰੱਖੇ ਗਏ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਹੈ, ਚਾਹੇ ਉਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਿਸਮ ਦੇ ਹੋਣ ਅਤੇ ਫਾਰਮੈਟ ਦੀ ਪਰਵਾਹ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ, ਚਾਹੇ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਜਾਂ ਹਾਰਡ ਕਾਪੀ. ਇਸ ਵਿੱਚ, ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਰਸਮੀ ਅਤੇ ਗੈਰ ਰਸਮੀ ਕਾਗਜ਼ੀ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਚਿੱਤਰ, ਈਮੇਲ, ਟੈਕਸਟ ਸੁਨੇਹੇ, ਇੰਟਰਨੈਟ ਅਤੇ ਸੋਸ਼ਲ ਮੀਡੀਆ ਪੋਸਟਿੰਗ, ਹੋਰ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਸੰਚਾਰ, ਟੈਲੀਫੋਨ ਰਿਕਾਰਡ, ਵੀਡੀਓ, ਫਿਲਮ ਅਤੇ ਫੋਟੋਆਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ.
1.4 ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਅੰਤਰ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ:
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਿਸੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਸਾਧਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਬਦਲਣ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਅਤੇ ਉਦੇਸ਼, ਕਾਰਜ ਵੰਡ, ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਅੰਦਰ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਸੰਚਾਰ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਿਰਜਣਾ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਇਸ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਚੇਅਰ, ਸ਼੍ਰੀਮਤੀ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਦੁਆਰਾ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
- ਰਿਕਾਰਡ ਘਟਨਾਵਾਂ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੇ ਸਬੂਤ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦਾ ਅਤੇ ਨਾ ਹੀ ਬਦਲਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਉਹ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣ, ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਵਿਨਾਸ਼ ਦੇ ਸੰਬੰਧ ਵਿੱਚ ਕਾਨੂੰਨੀ ਲੋੜਾਂ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹਨ। ਕਿਸੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਕੰਮਕਾਜ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਲਏ ਗਏ ਫੈਸਲਿਆਂ ਅਤੇ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਰੱਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਸਬੂਤ ਰੱਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਲੋੜ ਪੈਣ ‘ਤੇ ਹਵਾਲੇ ਅਤੇ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਉਪਲਬਧ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ।
1.5 ਸੁਤੰਤਰ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਦੇ ਦੌਰਾਨ, ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਕਈ ਸਾਲਾਂ ਤੋਂ ਸ਼ਰੂਸਬਰੀ ਅਤੇ ਟੇਲਫੋਰਡ ਹਸਪਤਾਲ ਟਰੱਸਟ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਜਣੇਪਾ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੇਗੀ. ਇਨ੍ਹਾਂ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਵੱਡੀ ਮਾਤਰਾ ਵਿੱਚ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਗੁਪਤ ਮੰਨਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਹੇਠਾਂ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਕਾਗਜ਼ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਕੁਝ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਅੰਤਰਿਮ ਉਪਾਅ ਵਜੋਂ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਨੂੰ ਸਰੀਰਕ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਤਬਦੀਲ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਸਮੀਖਿਆ ਦੌਰਾਨ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਕਾਪੀ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਾਗਜ਼ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਸਕੈਨਿੰਗ ਲੰਬਿਤ ਹੈ.
1.6 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਸਮੀਖਿਆ ਦੇ ਆਪਣੇ ਸੰਚਾਲਨ ਦੇ ਦੌਰਾਨ ਨਵੇਂ ਰਿਕਾਰਡ ਵੀ ਬਣਾਏਗੀ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਪਰਿਵਾਰਾਂ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਨਵੀਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ. ਇਹ ਵੀ ਗੁਪਤ ਹਨ ਅਤੇ ਇਸ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸੰਭਾਲੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
1.7 ਸਮੀਖਿਆ ਦੇ ਸੰਚਾਲਨ ਦੇ ਹਿੱਸੇ ਵਜੋਂ, ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣ ਦੀ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਨਿਪਟਾਰੇ ਦੀ ਨੀਤੀ ਸਥਾਪਤ ਕਰੇਗੀ ਜੋ ਸਮੀਖਿਆ ਰਿਪੋਰਟ ਦੇ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਿਸਮਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣ ਦੀ ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਰਾਸ਼ਟਰੀ ਆਰਕਾਈਵ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਤਬਾਦਲੇ ਲਈ ਪ੍ਰਬੰਧਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੇਗੀ। ਸਮੀਖਿਆ ਦੇ ਸੰਚਾਲਨ ਦੌਰਾਨ, ਸਮੀਖਿਆ ਰਿਪੋਰਟ ਦੇ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਨ ਤੱਕ, ਸਾਰੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਤੇ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।
2 ਪਿਛੋਕੜ
2.1 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਲਈ ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰੇਗੀ, ਅਤੇ ਖਾਸ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਇਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ:
- ਲੋਕ ਰਿਕਾਰਡ ਐਕਟ, 1958
- ਸਿਹਤ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਐਕਟ 1990
- ਸੂਚਨਾ ਦੀ ਆਜ਼ਾਦੀ ਐਕਟ 2000
- ਸਿਹਤ ਅਤੇ ਸਮਾਜਕ ਸੰਭਾਲ ਲਈ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕੋਡ ਆਫ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ 2016
- NHS ਸੂਚਨਾ ਸ਼ਾਸਨ: ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਬਾਰੇ ਮਾਰਗ ਦਰਸ਼ਨ
- ਯੂਰਪੀਅਨ ਯੂਨੀਅਨ ਜਨਰਲ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਰੈਗੂਲੇਸ਼ਨ 2016
- ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਐਕਟ 2018
a. ਪਬਲਿਕ ਰਿਕਾਰਡਜ਼ ਐਕਟ, 1958 ਵਿੱਚ ਜਨਤਕ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਅਤੇ ਜਨਤਕ ਰਿਕਾਰਡ ਦਫਤਰ ਦੇ ਸਬੰਧ ਵਿੱਚ ਵਿਵਸਥਾਵਾਂ ਹਨ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਜਨਤਕ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਚੋਣ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲ, ਜਮ੍ਹਾਂ ਸਥਾਨਾਂ, ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਵਿਨਾਸ਼ ਬਾਰੇ ਕਰਤੱਵ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।
ਬੀ. ਐਕਸੈਸ ਟੂ ਹੈਲਥ ਰਿਕਾਰਡਜ਼ ਐਕਟ, 1990 ਕਿਸੇ ਮ੍ਰਿਤਕ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਸਿਹਤ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਨਿਯਮਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਸੂਚਨਾ ਦੀ ਆਜ਼ਾਦੀ ਐਕਟ 2000 ਜਨਤਕ ਅਥਾਰਟੀਆਂ ਜਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਸੇਵਾਵਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਦੁਆਰਾ ਰੱਖੀ ਗਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਖੁਲਾਸੇ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਬਾਰੇ ਲਾਰਡ ਚਾਂਸਲਰ ਦਾ ਕੋਡ ਆਫ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ ਇਸ ਐਕਟ ਦੀ ਧਾਰਾ 46 ਤਹਿਤ ਜਾਰੀ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ।
ਸਿਹਤ ਅਤੇ ਸਮਾਜਿਕ ਦੇਖਭਾਲ ਲਈ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕੋਡ ਆਫ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ 2016 ਜੁਲਾਈ 2016 ਵਿੱਚ ਇਨਫਰਮੇਸ਼ਨ ਗਵਰਨੈਂਸ ਅਲਾਇੰਸ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ ਗਾਈਡ ਹੈ ਜੋ ਇੰਗਲੈਂਡ ਵਿੱਚ NHS ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਦੇ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੇ ਅੰਦਰ ਜਾਂ ਅਧੀਨ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਗਾਈਡ ਕਾਨੂੰਨੀ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸਰਬੋਤਮ ਅਭਿਆਸ ‘ਤੇ ਅਧਾਰਤ ਹੈ.
ਈ. ਐਨਐਚਐਸ ਇਨਫਰਮੇਸ਼ਨ ਗਵਰਨੈਂਸ: ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਬਾਰੇ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਦੀ ਲੜੀ ਬਾਰੇ ਮਾਰਗ ਦਰਸ਼ਨ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ, ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਖੁਲਾਸੇ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਤ ਕਰਦੇ ਹਨ.
ਜਨਰਲ ਡਾਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਰੈਗੂਲੇਸ਼ਨ (2016) (“ਜੀਡੀਪੀਆਰ”) ਸਾਰੇ ਯੂਰਪੀਅਨ ਯੂਨੀਅਨ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਨੂੰ ਨਿਯਮਤ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਯੂਕੇ ਵਿੱਚ ਡਾਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਐਕਟ ੨੦੧੮ ਦੁਆਰਾ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਜੋ ਜੀਡੀਪੀਆਰ ਦਾ ਪੂਰਕ ਹੈ। ਕਾਨੂੰਨ ਦੇ ਦੋਵੇਂ ਟੁਕੜੇ ਇਕੱਠੇ ਪੜ੍ਹੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
ਡਾਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਐਕਟ 2018 (“ਡੀਪੀਏ”) ਸੰਸਦ ਦਾ ਇੱਕ ਐਕਟ ਹੈ ਜੋ ਜੀਵਤ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਨੂੰ ਨਿਯਮਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਅਜਿਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ, ਰੱਖਣਾ, ਵਰਤਣਾ ਜਾਂ ਖੁਲਾਸਾ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। ਜੀਵਤ ਮਰੀਜ਼ਾਂ ਦੇ ਸਿਹਤ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਇਸ ਐਕਟ ਦੁਆਰਾ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ
2.2 ਜੀਡੀਪੀਆਰ ਜਾਂ ਡੀਪੀਏ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਅਸਫਲਤਾ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਅਤੇ ਇਸਦੇ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਸਾਖ ਨੂੰ ਨੁਕਸਾਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਿੱਤੀ ਜੁਰਮਾਨੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਵਿਅਕਤੀਆਂ ‘ਤੇ ਜਾਣਬੁੱਝ ਕੇ ਜਾਂ ਲਾਪਰਵਾਹੀ ਨਾਲ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦਾ ਖੁਲਾਸਾ ਕਰਨ, ਖਰੀਦਣ ਜਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਮੁਕੱਦਮਾ ਚਲਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
3 ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ
3.1 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਉਸ ਸਾਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਜਵਾਬਦੇਹ ਹੈ ਜੋ ਇਹ ਰੱਖਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ.
3.2 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਨੇ ਇੱਕ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਅਫਸਰ ਨਿਯੁਕਤ ਕੀਤਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀ ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਸਿਧਾਂਤਾਂ ਬਾਰੇ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਲਾਹ ਦੇਣ ਅਤੇ ਇਸ ਨੀਤੀ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ।
3.3 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸੀਨੀਅਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਟੀਮ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ ਕਿ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੁਆਰਾ ਬਣਾਏ ਜਾਂ ਸਾਂਝੇ ਕੀਤੇ ਗਏ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
3.4 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਆਪਣੇ ਨਿਯੁਕਤ ਐਚਆਰ ਸਲਾਹਕਾਰ, ਸੀਨੀਅਰ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਟੀਮ ਅਤੇ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਅਫਸਰ ਦੁਆਰਾ ਇਸ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਅਤੇ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਐਕਟ 2018 ਦੇ ਤਹਿਤ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਡੇਟਾ ਵਿਸ਼ਾ ਐਕਸੈਸ ਬੇਨਤੀਆਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ.
4 ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਿਕਾਰਡ ਸਟੋਰੇਜ
ਜਿੱਥੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਪਛਾਣਯੋਗ ਡੇਟਾ ਜਾਂ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਇਹ ਇੱਕ ਕਾਨੂੰਨੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਅਜਿਹੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ। ਸੁਤੰਤਰ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਲਈ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਨੇ ਤਿੰਨ ਪਹੁੰਚਾਂ ਅਪਣਾਈਆਂ ਹਨ:
- ਸਮੀਖਿਆ ਦੇ ਦੌਰਾਨ ਬਣਾਏ ਗਏ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ ਵੇਨਮ ਆਈਟੀ ਦੁਆਰਾ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਲਈ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਗਏ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਵੈੱਬ ਅਧਾਰਤ ਸਰਵਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ
- ਸ਼ਰੂਸਬਰੀ ਅਤੇ ਟੇਲਫੋਰਡ ਐਨਐਚਐਸ ਟਰੱਸਟ ਅਤੇ ਐਨਐਚਐਸਈ / ਆਈ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਸੁਤੰਤਰ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਮੈਡੀਕਲ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਗਏ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ (ਜਾਂ ਈਡੀਆਰਐਮਐਸ) ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ।
- ਸ਼ਰੂਸਬਰੀ ਅਤੇ ਟੇਲਫੋਰਡ ਐਨਐਚਐਸ ਟਰੱਸਟ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਕਾਗਜ਼ੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੇ ਦਫਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਬੰਦ ਸਟੋਰੇਜ.
ਇਹਨਾਂ ਸੁਵਿਧਾਵਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਨਿਰਧਾਰਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੁਆਰਾ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
5 ਰਿਕਾਰਡ ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਦੇਖਭਾਲ: ਕਾਗਜ਼ੀ ਰਿਕਾਰਡ
5.1 ਕਾਗਜ਼ ਫਾਈਲ ਸਟੋਰੇਜ ਅਣਅਧਿਕਾਰਤ ਪਹੁੰਚ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੈ ਅਤੇ ਦਫਤਰ ਸਾਰੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਫਾਇਰ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੇ ਹਨ.
5.2 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੇ ਦਫਤਰਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਕਾਗਜ਼ੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਗਤੀ, ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਸਥਾਨ ਨੂੰ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਅਤੇ ਟਰੈਕ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕੇ ਕਿ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ.
5.3 ਸਾਰੇ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰਾਂ ਨੂੰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਸਾਈਨ ਇਨ/ਆਊਟ ਲੌਗ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਉਹ ਲੌਕ ਕੀਤੀਆਂ ਅਲਮਾਰੀਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਰੱਖੇ ਆਪਣੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਤੋਂ ਡਾਕਟਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਹਟਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਸਮੀਖਿਆਕਾਰਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣਾ ਅਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
5.4 ਸਮੀਖਿਆਕਰਤਾ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਡਾਕਟਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਉਚਿਤ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਕਿ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਉਚਿਤ ਅਲਮਾਰੀ ਵਿੱਚ ਸੰਖਿਅਕ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਕਿ ਅਲਮਾਰੀ ਨੂੰ ਹਰ ਸਮੇਂ ਬੰਦ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੋਡ ਐਕਸੈਸ ਕੀਤੀ ਕੁੰਜੀ ਦੇ ਅੰਦਰ ਚਾਬੀ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਅਲਮਾਰੀ ਨੂੰ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਜਾਂ ਬਦਲਣ ਲਈ ਲੋੜ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸਮੇਂ ਲਈ ਅਨਲੌਕ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ।
5.5 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਨੋਟਾਂ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਲਈ ਸਾਰੇ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਹਾਰਡ ਬੈਕ ਨੋਟਬੁੱਕਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਨੋਟਬੁੱਕਾਂ ਸਿਰਫ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਵਰਤੀਆਂ ਜਾਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਇਹ ਹਰ ਸਮੇਂ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੀ ਜਾਇਦਾਦ ਰਹਿੰਦੀਆਂ ਹਨ. ਉਹ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਵਰਤੋਂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ। ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹਨ ਕਿ ਨੋਟਬੁੱਕਾਂ ਵਿਚਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਗੁਪਤ ਰਹੇ।
6 ਰਿਕਾਰਡ ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਦੇਖਭਾਲ: EDRMS ਪਲੇਟਫਾਰਮ
6.1 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਐਨਐਚਐਸਈ / ਆਈ ਅਤੇ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਵਿਚਕਾਰ ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਸਮਝੌਤਾ ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਈਡੀਆਰਐਮਐਸ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਰਾਹੀਂ ਡਿਜੀਟਲ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸੰਬੰਧੀ ਸਾਰੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੇਗੀ, ਜਿਸ ਨੂੰ ਸੁਤੰਤਰ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਸਿਸਟਮ ਤੱਕ ਪੂਰੀ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਸਮਰੱਥ ਕਰਨ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ
6.2 ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਸਮਰੱਥ ਕਰਨ ਲਈ ਈਡੀਆਰਐਮਐਸ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਵਾਲੇ ਸਾਰੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਜਾਰੀ ਕੀਤੇ ਜਾਣਗੇ। ਇਹ ਲਾਜ਼ਮੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਸੰਬੰਧਿਤ ਅਮਲਾ ਇਹਨਾਂ ਹਿਦਾਇਤਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੇ।
6.3 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੇਗੀ ਕਿ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਸਿਖਲਾਈ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਦੁਆਰਾ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਈਡੀਆਰਐਮਐਸ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ‘ਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੀ ਪੂਰੀ ਪਾਲਣਾ ਨੂੰ ਸਮਰੱਥ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕੇ।
7 ਰਿਕਾਰਡ ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਦੇਖਭਾਲ: ਜ਼ਹਿਰ ਆਈਟੀ ਪਲੇਟਫਾਰਮ
ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਵੇਨਮ ਆਈਟੀ ਸਰਵਰ ‘ਤੇ ਸ਼ਾਸਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਵੇਨਮ ਆਈਟੀ ਨੇ ਯੂਕੇ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਸੁਰੱਖਿਆ ਉਪਾਵਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਲੜੀ ਬਣਾਈ ਹੈ ਅਤੇ ਐਨਐਚਐਸ ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਟੂਲਕਿੱਟ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ ਨੂੰ ਵੀ ਪੂਰਾ ਅਤੇ ਪਾਸ ਕੀਤਾ ਹੈ।
7.1 ਸਰਵਰ ਪਰਿਵਾਰਾਂ ਤੋਂ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਸ਼ਾਸਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਪਰਿਵਾਰਾਂ ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਗੱਲਬਾਤ ਅਤੇ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਪਰਿਵਾਰਕ ਨਾਮਿਤ ਫੋਲਡਰਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸਟੋਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਜਿੰਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਆਪਣੀ ਕਲੀਨਿਕਲ ਸਮੀਖਿਆ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨ ਲਈ ਐਕਸੈਸ ਕਰਦੀ ਹੈ।
7.2 ਸਰਵਰ ਟਰੱਸਟ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਸ਼ਾਸਨ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਐਕਸੈਸ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ, ਜਾਂਚ ਦੇ ਨਤੀਜੇ, ਐਮਡੀਟੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਅਤੇ ਪਰਿਵਾਰਾਂ ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ ਪਰ ਇਹ ਸੀਮਤ ਨਹੀਂ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਤੱਕ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪਹੁੰਚ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
7.3 ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਆਪਣੀਆਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਕੇਸ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਸੰਕਲਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਪਰਿਵਾਰ ਨਾਮ ਫੋਲਡਰ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ.
7.4 ਇੱਕ ਵਾਰ ਸਮੀਖਿਆ ਸਮਾਪਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਪਰਿਵਾਰ ਨੂੰ ਇਸ ਲਈ ਸਮਝੌਤਿਆਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਵਿਨਾਸ਼ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਾਂ ਬਾਰੇ ਸਲਾਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਵੇਗੀ।
ਇੱਕ ਵਾਰ ਸਮੀਖਿਆ ਸਮਾਪਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਸਾਰੇ ਸ਼ਾਸਨ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਲਈ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਮਝੌਤਿਆਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇਗਾ, ਆਰਕਾਈਵ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ ਜਾਂ ਨਸ਼ਟ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।
8 ਰਿਕਾਰਡ ਪਹੁੰਚ ਅਤੇ ਦੇਖਭਾਲ: ਜਨਰਲ
ਟਰੱਸਟ ਅਤੇ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਂਝੀ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਝੌਤਾ ਹੈ।
ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਸਮੀਖਿਆ ਦੌਰਾਨ ਜਾਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਸੁਤੰਤਰ ਜਣੇਪਾ ਸਮੀਖਿਆ ਨਾਲ ਸਬੰਧਿਤ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਜਾਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਰੱਖਣ ਜਾਂ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਲਈ ਘਰ, ਕੰਮ ਜਾਂ ਗੈਰ ‘ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ’ ਈਮੇਲ ਖਾਤਿਆਂ ਜਾਂ ਨਿੱਜੀ ਕੰਪਿਊਟਰਾਂ ਜਾਂ ਹਟਾਉਣਯੋਗ ਮੀਡੀਆ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਹੀਂ ਕਰਨਗੇ।
8.1 ਪ੍ਰਿੰਟਰ ਚਿਚੇਸਟਰ ਵਿਖੇ ਦਫਤਰ ਦੇ ਅੰਦਰ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਸਥਿਤ ਹੈ. ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਾਗਜ਼ੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਜਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਛਪਾਈ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਉਚਿਤ ਉਪਾਅ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਛਾਪਣ ਤੋਂ ਤੁਰੰਤ ਬਾਅਦ ਇਕੱਤਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
8.2 ਇੰਡਕਸ਼ਨ ‘ਤੇ, ਸਾਰੇ ਅਮਲੇ ਨੂੰ ਯਾਦ ਦਿਵਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਕੰਪਿਊਟਰ ਸਕ੍ਰੀਨ ਨੂੰ ਕਦੇ ਵੀ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਨਹੀਂ ਛੱਡਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਜਦੋਂ ਅਣਗੌਲਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
8.3 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਚਿਚੇਸਟਰ ਦਫਤਰ ਵਿਚ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਟੀਮ ਦੇ ਸਾਰੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਲਈ ਸਖਤ ‘ਕਲੀਅਰ ਡੈਸਕ ਨੀਤੀ’ ਚਲਾਉਂਦੀ ਹੈ. ਜਿੱਥੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਛਾਪੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਜੋ ਭਵਿੱਖ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ – ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਟੀਮ ਦੇ ਮਿੰਟਾਂ ਦੀਆਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਕਾਪੀਆਂ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਤੇ ਗਵਾਹ ‘ਸਾਈਟ ‘ ਤੇ ਸ਼ਰੇਡਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ‘ਤੇ ਟੀਮ ਦੇ ਸਾਰੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਕੱਟਣ ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕੱਟਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਬੰਦ ਅਲਮਾਰੀ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਸ਼ਰੇਡਿੰਗ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਦੁਆਰਾ ਕੱਟਣ ਦਾ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
8.4 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੁਆਰਾ ਰੱਖੇ ਗਏ ਕਿਸੇ ਵੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦਾ ਕੋਈ ਖੁਲਾਸਾ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਚੇਅਰਪਰਸਨ ਸ਼੍ਰੀਮਤੀ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਦੇ ਲਿਖਤੀ ਅਧਿਕਾਰ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।
9 ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਮ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ
9.1 ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਮਕਰਨ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਲਈ ਸਾਰੇ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਪਹੁੰਚ ਅਪਣਾਈ ਜਾਵੇ।
9.2 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਨੇ ਇੱਕ ਨਾਮਕਰਨ ਢਾਂਚਾ ਸਥਾਪਤ ਕੀਤਾ ਹੈ ਜੋ ਸਾਰੇ ਗੈਰ-ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ‘ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਟੀਮ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰਨ ‘ਤੇ, ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਦਿਖਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨਾਮਕਰਨ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਸਮਝ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫਾਈਲਾਂ ਅਤੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਰਾਹੀਂ ਆਪਣੇ ਰਸਤੇ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਨੇਵੀਗੇਟ ਕਰਨਾ ਹੈ
9.3 ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ ‘ਤੇ, ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਨਾਮ ਨਾਲ ਫੋਲਡਰਾਂ ਜਾਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦਾ ਨਾਮ ਰੱਖਣ ਤੋਂ ਪਰਹੇਜ਼ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਫੋਲਡਰ ਜਾਂ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਉਹ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾ ਹੋਣ ਜੋ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਬਾਰੇ ਜੀਵਨੀ ਕਿਸਮ ਦੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ.
10 ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ
ਸੁਮੇਲ ਵਿੱਚ, ਇਸ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਪਰਦੇਦਾਰੀ ਨੀਤੀ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ GDPR ਅਤੇ DPA ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ।
10.1 ਸਾਰੇ ਅਮਲੇ ਨੂੰ GDPR ਅਤੇ DPA ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਇਸ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਪਰਦੇਦਾਰੀ ਨੀਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਦੀ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਬਾਰੇ ਸਲਾਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
10.2 ਟਰੱਸਟ ਅਤੇ ਐਨਐਚਐਸਈ /ਆਈ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਪ੍ਰਭਾਵ ਮੁਲਾਂਕਣ ਪੂਰਾ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਅਤੇ ਐਨਐਚਐਸਈ / ਆਈ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਸਮਝੌਤਾ ਪੂਰਾ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ।
10.3 ਵੇਨਮ ਆਈਟੀ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ, ਅਤੇ ਸੀਕਿਊਬ ਹੋਸਟਾਂ ਲਈ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਬੈਕਅਪ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਈਡੀਆਰਐਮਐਸ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਲਈ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਬੈਕਅਪ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ.
11 ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦਾ ਤਬਾਦਲਾ
ਡੇਟਾ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਟਰੱਸਟ ਅਤੇ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਵਿਚਕਾਰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਸੁਰੱਖਿਆ ਉਪਾਅ ਅਤੇ ਸਾਵਧਾਨੀਆਂ ਰੱਖੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ. ਟਰੱਸਟ ਅਤੇ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਵਿਚਕਾਰ ਇੱਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਂਝੀ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਝੌਤਾ ਹੋਇਆ ਹੈ ਜੋ ਡੇਟਾ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਾ ਵੇਰਵਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕੌਣ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ।
11.1 ਟਰੱਸਟ ਅਤੇ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਵਿਚਕਾਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਤਬਾਦਲੇ ਲਈ ਮੌਜੂਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਇੱਕ nhs.net ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਰਾਹੀਂ ਹੈ. ਈ.ਡੀ.ਆਰ.ਐਮ.ਐਸ. ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇਹ ਵਿਵਸਥਾ ਬੰਦ ਹੋ ਜਾਵੇਗੀ ਕਿਉਂਕਿ ਟਰੱਸਟ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੁਆਰਾ ਲੋੜੀਂਦੇ ਸਾਰੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਮੈਡੀਕਲ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਈ.ਡੀ.ਆਰ.ਐਮ.ਐਸ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ‘ਤੇ ਤਬਦੀਲ ਕਰ ਦੇਵੇਗਾ।
11.2 ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਦੁਆਰਾ ਟਰੱਸਟ ਤੋਂ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੇ ਗਏ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸ਼ਾਸਨ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਟਰੱਸਟ ਐਨਐਚਐਸ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਅਤੇ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਈਮੇਲ ਐਡਰੈੱਸ ਮੈਟਰਨਿਟੀ ਐਡਮਿਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ.
11.3 ਸਮੀਖਿਆ ਦੇ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਮਹੀਨਿਆਂ ਵਿੱਚ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਵਿਕਲਪ ਨਹੀਂ ਸੀ, ਤਾਂ ਕੁਝ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਇੱਕ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟਿਡ ਮੈਮੋਰੀ ਸਟਿਕ ਰਾਹੀਂ ਟਰੱਸਟ ਤੋਂ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਨੂੰ ਤਬਦੀਲ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਸੀ. ਮੈਮੋਰੀ ਸਟਿਕ ‘ਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਵੇਨਮ ਆਈਟੀ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ‘ਤੇ ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਮਿਟਾ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਵਿਖੇ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਜੋ ਮੈਮੋਰੀ ਸਟਿਕ ਦੀ ਹੋਂਦ ਨੂੰ ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਅੰਦੋਲਨਾਂ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਇਤਿਹਾਸਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾਲ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦੇ ਹਨ।
12 ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਅਤੇ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਰਿਕਾਰਡ (ਕਾਗਜ਼)
12.1 ‘ਗੁੰਮ ਸ਼ੁਦਾ ਰਿਕਾਰਡ’ ਉਦੋਂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਰਿਕਾਰਡ ਜਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਹੀਂ ਲੱਭਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ, ਜਾਂ ਲੋੜ ਪੈਣ ‘ਤੇ ਉਪਲਬਧ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰ ਟਰੱਸਟ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਇਆ ਹੈ।
12.2 ਕਿਸੇ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇ ਗੁੰਮ ਹੋਣ ਦੀ ਸੂਰਤ ਵਿੱਚ, ਕਲੀਨਿਕੀ ਸਮੀਖਿਆ ਪ੍ਰਬੰਧਕਾਂ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਆਪਕ ਖੋਜ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇ ਟਰੈਕਿੰਗ ਇਤਿਹਾਸ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਇੱਕ ਸਰੀਰਕ ਖੋਜ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨਾ ਅਤੇ, ਜੇ ਡਾਕਟਰੀ ਰਿਕਾਰਡ, ਸਾਈਨ ਇਨ/ਆਊਟ ਸ਼ੀਟਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਵੇਗਾ ਤਾਂ ਸਬੰਧਤ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਨਾਲ ਤੁਰੰਤ ਸੰਪਰਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ।
12.3 ਜੇ ਇੱਕ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਰਿਕਾਰਡ ਨਹੀਂ ਲੱਭਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟ ਚੇਅਰ ਨੂੰ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਰੰਤ ਜਾਂਚ ਸ਼ੁਰੂ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ. ਜੇ ਰਿਕਾਰਡ ਇੱਕ ਡਾਕਟਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ, ਤਾਂ ਟਰੱਸਟ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।
12.4 ਜੇ ਦੋ ਕੰਮਕਾਜੀ ਦਿਨਾਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮੈਡੀਕਲ ਰਿਕਾਰਡ ਇਮਾਰਤ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਅਫਸਰ ਨੂੰ ਗੁੰਮ ਹੋਏ ਰਿਕਾਰਡ ਬਾਰੇ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਲਾਹ ਲੈਣ ਲਈ ਸੂਚਨਾ ਕਮਿਸ਼ਨਰਾਂ ਦੇ ਦਫਤਰ (ਆਈਸੀਓ) ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਟਰੱਸਟ ਨੂੰ ਹਰ ਸਮੇਂ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
13 ਰਿਕਾਰਡ ਆਰਕਾਈਵਿੰਗ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਲਈ ਰੱਖੇ ਗਏ ਅਤੇ/ਜਾਂ ਤਬਦੀਲ ਕੀਤੇ ਗਏ
13.1 ਡੋਨਾ ਲਿਮਟਿਡ ਪਰਦੇਦਾਰੀ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ, ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕਰੇਗੀ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਮ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਉਸ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਇਕੱਤਰ ਕਰਨ ਅਤੇ ਵਰਤਣ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ ਜਾਂਚ ਦੀ ਮਿਆਦ ਲਈ ਇਸ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖੇਗੀ। ਜਾਂਚ ਦੇ ਅੰਤ ‘ਤੇ ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨ ਦੁਆਰਾ ਲੋੜੀਂਦੇ ਅਨੁਸਾਰ, ਜਾਂਚ ਰਿਕਾਰਡ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਨੂੰ ਰਾਸ਼ਟਰੀ ਆਰਕਾਈਵਜ਼ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇਗਾ ਜਿੱਥੇ ਜਨਤਕ ਹਿੱਤ ਵਿੱਚ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰਨ ਲਈ ਡੇਟਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਕਾਨੂੰਨ ਵਿੱਚ ਸੁਰੱਖਿਆ ਉਪਾਵਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਵੇਗਾ
14 ਰਿਕਾਰਡ ਨਿਪਟਾਰਾ
14.1 ਇੱਕ ਵਾਰ ਨੀਤੀ ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਡੋਨਾ ਓਕੇਂਡੇਨ ਲਿਮਟਿਡ ਰਿਕਾਰਡ ਨਿਪਟਾਰੇ ਦੇ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੇਗੀ।
15 ਵੰਡ, ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ
15.1 ਇੱਕ ਵਾਰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਇਸ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਸਮੀਖਿਆ ਟੀਮ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਜਾਵੇਗਾ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦੌਰਾਨ ਸਟਾਫ ਦੇ ਨਵੇਂ ਮੈਂਬਰਾਂ ਅਤੇ ਸਾਰੇ ਠੇਕੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਉਪਲਬਧ ਕਰਵਾਇਆ ਜਾਵੇਗਾ।
15.2 ਇਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸਲਾਨਾ ਸਮੀਖਿਆ ਸਲਾਨਾ ਜਾਂ ਜੇ ਲੋੜ ਪਵੇ ਤਾਂ ਜਲਦੀ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ
ਅਗਲੀ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਮਿਤੀ ਮਈ 2021