Politica de gestionare a informațiilor
1 Introducere
1.1 Această politică este menită să asigure că informațiile sunt gestionate astfel încât să respecte legislația privind informațiile, să răspundă nevoilor continue ale Revizuirii Independente a Maternității și să furnizeze o înregistrare bine ordonată și cuprinzătoare la sfârșitul procesului de revizuire. Se bazează pe cerințele legale actuale și pe cele mai bune practici profesionale.
1.2 Toți membrii personalului și toți contractanții care lucrează pentru Donna Ockenden Ltd, ca parte a echipei independente de revizuire a maternității, trebuie să se asigure că sunt familiarizați cu conținutul acestei politici. Aceasta include personalul care este angajat sau cu contract pe durată determinată sau temporară, cu normă întreagă sau cu fracțiune de normă. Această politică trebuie respectată cu strictețe. Nerespectarea acestui lucru ar putea duce la rezilierea contractului sau la acțiuni disciplinare.
1.3 Această politică se referă la toate documentele și înregistrările deținute de Donna Ockenden Ltd de orice tip și indiferent de format, fie electronic, fie pe suport de hârtie. Acestea includ, de exemplu, înregistrări formale și informale pe suport de hârtie și imagini electronice ale acestor înregistrări, e-mailuri, mesaje text, postări pe internet și pe platformele de comunicare socială, alte comunicări electronice, înregistrări telefonice, materiale video, filme și fotografii.
1.4 Este important să se facă diferența între înregistrări și documente:
- Documentele sunt instrumentele de lucru ale unei organizații și pot fi modificate. Acestea includ, de exemplu, planuri și obiective, alocarea sarcinilor și comunicarea zilnică în cadrul unei organizații. Generarea și accesul la documente sunt controlate de președinta prezentei revizuiri, dna Donna Ockenden.
- Înregistrările oferă dovezi ale evenimentelor și acțiunilor, prin urmare nu pot și nu trebuie să fie modificate. Acestea sunt supuse cerințelor legale privind păstrarea, accesul și distrugerea acestora. Înregistrările privind activitatea unei organizații, de exemplu deciziile luate și acțiunile întreprinse, sunt create și păstrate pentru a se asigura că dovezile fiabile ale acțiunilor și deciziilor sunt păstrate și rămân disponibile pentru referință și utilizare atunci când este necesar.
1.5 În cursul revizuirii independente a maternității, Donna Ockenden Ltd va revizui înregistrările serviciilor de maternitate furnizate de Shrewsbury and Telford Hospital Trust de-a lungul multor ani. Aceste înregistrări conțin volume mari de date cu caracter personal sensibile și trebuie tratate ca fiind confidențiale. Acestea trebuie tratate în conformitate cu această politică. După cum se subliniază mai jos, unele dintre aceste înregistrări pe suport de hârtie au fost transferate fizic către Donna Ockenden Ltd ca măsură provizorie, în așteptarea scanării înregistrărilor pe hârtie pentru a crea înregistrări electronice de copiere pentru a fi utilizate în timpul revizuirii.
1.6 Donna Ockenden Ltd va crea, de asemenea, noi înregistrări în cursul desfășurării revizuirii, care pot include informații noi primite de la familiile implicate. Acestea sunt, de asemenea, confidențiale și trebuie tratate în conformitate cu această politică.
1.7 Ca parte a desfășurării revizuirii, Donna Ockenden Ltd va stabili un program de păstrare a înregistrărilor și o politică de eliminare a înregistrărilor, care va stabili perioadele pentru care trebuie păstrate diferite tipuri de înregistrări după publicarea raportului de revizuire și modalitățile pentru orice transfer de înregistrări către Arhivele Naționale. Toate înregistrările trebuie să fie păstrate în siguranță și păstrate în timpul desfășurării revizuirii, până la și inclusiv publicarea raportului de revizuire.
2 Istoric
2.1 Donna Ockenden Ltd va lua măsurile necesare pentru a respecta obligațiile legale și profesionale privind înregistrările și documentele, în special cerințele:
- Legea din 1958 privind evidențele publice
- Legea din 1990 privind accesul la dosarele medicale
- Legea privind libertatea de informare din 2000
- Codul de bune practici pentru gestionarea înregistrărilor în domeniul sănătății și asistenței sociale 2016
- Guvernarea informațiilor NHS: Îndrumări privind obligațiile legale și profesionale
- Regulamentul general al UE privind protecția datelor 2016
- Legea privind protecția datelor din 2018
a. Legea din 1958 privind evidențele publice conține dispoziții cu privire la registrele publice și la Oficiul de evidență publică. Acesta include sarcini privind selectarea și păstrarea înregistrărilor publice, locurile de depozitare, accesul și distrugerea.
b. Legea din 1990 privind accesul la dosarele medicale reglementează accesul la dosarele medicale ale unei persoane decedate.
c. Legea din 2000 privind libertatea de informare (Freedom of Information Act 2000 ) prevede divulgarea informațiilor deținute de autoritățile publice sau de persoanele care furnizează servicii pentru acestea. Codul de bune practici al Lordului Cancelar privind gestionarea înregistrărilor este emis în temeiul articolului 46 din prezenta lege.
d. Codul de bune practici pentru gestionarea înregistrărilor pentru sănătate și asistență socială 2016 a fost publicat de Alianța pentru guvernanța informațiilor în iulie 2016. Este un ghid de bune practici pentru gestionarea înregistrărilor pentru cei care lucrează în cadrul sau sub contract cu organizațiile NHS din Anglia. Acest ghid se bazează pe cerințele legale și pe cele mai bune practici profesionale.
e. NHS Information Governance: Guidance on Legal and Professional Obligations oferă îndrumări cu privire la gama de obligații legale și profesionale care afectează gestionarea, utilizarea și divulgarea informațiilor.
f. Regulamentul general privind protecția datelor (2016) („GDPR”) reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal în toate statele membre ale UE. Acesta este implementat în Marea Britanie prin Legea privind protecția datelor din 2018, care completează GDPR. Cele două acte legislative trebuie citite împreună.
g. Legea privind protecția datelor din 2018 („DPA”) este o lege a Parlamentului care reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal referitoare la persoane în viață, inclusiv obținerea, deținerea, utilizarea sau divulgarea acestor informații. Accesul la dosarele medicale ale pacienților în viață este reglementat de prezenta lege
2.2 Nerespectarea GDPR sau DPA ar putea duce la prejudicierea reputației Donna Ockenden Ltd și a clienților săi și atrage sancțiuni financiare. În plus, persoanele fizice pot fi urmărite penal pentru divulgarea, procurarea sau obținerea cu bună știință sau din imprudență a datelor cu caracter personal.
3 Roluri și responsabilități
3.1 Donna Ockenden Ltd este responsabilă pentru gestionarea tuturor informațiilor pe care le deține sau le creează.
3.2 Donna Ockenden Ltd a numit un responsabil cu protecția datelor care are responsabilitatea de a informa și consilia cu privire la principiile de protecție a datelor și de a monitoriza respectarea acestei politici.
3.3 Echipa de conducere din cadrul Donna Ockenden Ltd este responsabilă pentru asigurarea faptului că documentele și înregistrările create sau partajate cu Donna Ockenden Ltd sunt stocate în siguranță și că accesul la acestea este controlat.
3.4 Donna Ockenden Ltd este responsabilă pentru aplicarea acestei politici prin intermediul consilierului său numit pentru resurse umane, al echipei de conducere superioară și al responsabilului cu protecția datelor și pentru a răspunde oricăror solicitări de acces ale persoanelor vizate efectuate în temeiul Legii privind protecția datelor din 2018.
4 Stocare securizată a înregistrărilor
În cazul în care înregistrările conțin date de identificare personală sau informații sensibile ale companiei, este o cerință legală ca aceste date să fie stocate în siguranță. Pentru revizuirea independentă a maternității, Donna Ockenden Ltd, a adoptat trei abordări:
- Utilizarea unui server web securizat furnizat pentru Donna Ockenden Ltd de Venom IT pentru înregistrările create în cursul revizuirii
- Utilizarea platformei Electronic Document Records Management System (EDRMS) furnizată pentru dosarele medicale relevante pentru Independent Maternity Review furnizate de Shrewsbury and Telford NHS Trust și NHSE/I.
- Depozitare securizată la birourile Donna Ockenden Ltd pentru înregistrările pe hârtie furnizate de Shrewsbury și Telford NHS Trust.
Accesul la aceste facilități este controlat prin proceduri specificate.
5 Accesul și întreținerea înregistrărilor: înregistrări pe hârtie
5.1 Depozitarea fișierelor pe hârtie este securizată împotriva accesului neautorizat, iar birourile îndeplinesc toate reglementările necesare privind incendiile.
5.2 Mișcarea, utilizarea și localizarea înregistrărilor pe suport de hârtie în birourile Donna Ockenden Limited sunt controlate și urmărite pentru a se asigura că o înregistrare poate fi recuperată cu ușurință în orice moment.
5.3 Toți recenzorii trebuie să completeze jurnalul de conectare/deconectare atunci când elimină dosarele medicale din dosarele lor păstrate în dulapurile încuiate. Recenzenții trebuie să elimine și să lucreze la o singură înregistrare la un moment dat.
5.4 Referenții sunt responsabili să se asigure că dosarele medicale și documentele asociate sunt stocate în fișierul corespunzător, că fișierele sunt păstrate în ordine numerică în dulapul corespunzător și că dulapul este ținut încuiat în permanență cu cheia blocată în seiful codului accesat. Dulapul trebuie deblocat nu mai mult decât este necesar pentru a elimina sau înlocui fișierele.
5.5 Donna Ockenden Ltd pune la dispoziția întregului personal caiete specifice pentru a captura notițe. Aceste caiete trebuie utilizate numai în scopul revizuirii maternității și rămân proprietatea Donna Ockenden Ltd în orice moment. Acestea sunt depozitate în siguranță atunci când nu sunt utilizate. Membrii echipei sunt responsabili pentru a se asigura că informațiile din blocnotesuri rămân confidențiale.
6 Acces și întreținere înregistrări: Platforma EDRMS
6.1 Donna Ockenden Ltd va respecta toate cerințele privind accesul și gestionarea înregistrărilor digitalizate prin intermediul platformei EDRMS odată ce Acordul de protecție a datelor dintre NHSE / I și Donna Ockenden Ltd va fi în vigoare, cu autoritatea acordată pentru a permite accesul deplin la sistem de către membrii echipei independente de revizuire a maternității
6.2 Instrucțiuni separate vor fi emise pentru toți cei care au permisiunea de a accesa EDRMS pentru a permite accesul securizat. Este o cerință obligatorie ca personalul relevant să respecte aceste instrucțiuni.
6.3 Donna Ockenden Ltd se va asigura că instruirea oferită în utilizarea sistemului este utilizată pe deplin de către echipa de revizuire pentru a permite conformitatea deplină cu gestionarea informațiilor pe platforma EDRMS.
7 Acces și întreținere a înregistrărilor: platforma IT Venom
Donna Ockenden Ltd stochează documentația de guvernanță pe serverul IT securizat Venom. Venom IT a implementat o serie de măsuri de securitate conforme cu Marea Britanie și, de asemenea, a finalizat și a trecut autoevaluarea NHS Data Security Toolkit.
7.1 Serverul stochează documentele de guvernare primite direct de la familii, precum și înregistrările conversațiilor prin e-mail și întâlnirile cu familiile. Acestea sunt stocate în dosare denumite individual de familie, pe care echipa de revizuire le accesează pentru a ajuta la revizuirea clinică.
7.2 Serverul deține înregistrări de guvernare primite de la Trust, pe care echipa de revizuire le accesează. Acestea includ, dar nu se limitează la înregistrări ale plângerilor, rezultate ale investigațiilor, întâlniri MDT și înregistrări ale întâlnirilor cu familiile. Acestea sunt accesate de membrii echipei de revizuire.
7.3 Echipa de examinare compilează rapoartele de caz individuale, care sunt stocate în folderul individual numit familie.
7.4 Odată ce revizuirea este încheiată, familia va fi informată cu privire la aranjamentele de păstrare și distrugere în conformitate cu acordurile pentru aceasta.
După încheierea revizuirii, toate înregistrările guvernanței vor fi păstrate, arhivate sau distruse în conformitate cu acordurile în vigoare în acest sens.
8 Accesul la înregistrări și întreținerea: General
Există un acord de schimb de informații între trust și Donna Ockenden Ltd.
Membrii echipei nu vor folosi conturile de e-mail de acasă, de la serviciu sau non-„Donna Ockenden” sau computerele personale sau suporturile amovibile pentru a păstra sau stoca înregistrări sau informații sensibile care se referă la revizuirea independentă a maternității în orice moment în timpul sau după revizuire.
8.1 Imprimanta este amplasată într-o zonă securizată din cadrul biroului din Chichester. Când imprimați orice înregistrări sau documente pe hârtie, se iau măsurile corespunzătoare pentru a se asigura că toate documentele sunt colectate imediat după imprimare.
8.2 La inducție, întregului personal i se reamintește că nu trebuie să lase niciodată ecranul computerului deschis atunci când este nesupravegheat.
8.3 Donna Ockenden Ltd aplică o „politică clară de birou” strictă pentru toți membrii echipei atunci când lucrează în biroul din Chichester. În cazul în care sunt tipărite documente care nu sunt necesare pentru utilizare ulterioară – de exemplu, copii individuale ale minutelor echipei, Donna Ockenden Ltd utilizează un sistem de mărunțire securizat și asistat „la fața locului”, care este explicat tuturor membrilor echipei la inducție. Documentele pentru mărunțire sunt depozitate într-un dulap încuiat înainte de a avea loc mărunțirea. Un certificat de mărunțire este furnizat de furnizorul de mărunțire.
8.4 Nici o divulgare a înregistrărilor deținute de Donna Ockenden Ltd nu va fi făcută fără autorizarea expresă în scris a doamnei Donna Ockenden, președinta revistei.
9 Denumirea înregistrărilor și bunele practici
9.1 Denumirea înregistrărilor este un proces important în gestionarea înregistrărilor și este esențial să se întreprindă o abordare unificată în toate domeniile pentru a ajuta la gestionarea înregistrărilor.
9.2 Donna Ockenden Ltd a stabilit un cadru de denumire care se aplică tuturor înregistrărilor și documentelor non-personal și, la începutul echipei, personalului i se arată cum să navigheze prin diferitele fișiere și foldere pentru a înțelege procesul de denumire
9.3 În special, membrii echipei ar trebui să se abțină de la numirea dosarelor sau fișierelor cu propriul nume, cu excepția cazului în care dosarul sau fișierul conține înregistrări care sunt de natură biografică despre acea persoană, de exemplu, înregistrări de personal.
10 Protecția datelor
În combinație, această politică și Politica de confidențialitate sunt destinate să asigure conformitatea cu GDPR și DPA.
10.1 Toți angajații sunt informați cu privire la cerințele GDPR și DPA și obligația lor de a le respecta, precum și cu această politică și Politica de confidențialitate, atunci când finalizează introducerea în echipa de revizuire.
10.2 O evaluare a impactului asupra protecției datelor a fost finalizată între trust și NHSE / I și a fost finalizat un acord de protecție a datelor între Donna Ockenden Ltd și NHSE / I.
10.3 Venom IT oferă backup securizat pentru Donna Ockenden Ltd, iar cCube găzduiește și oferă backup securizat pentru platforma EDRMS.
11 Transferul înregistrărilor
La transferul de date, există măsuri și precauții robuste de securitate între Trust și Donna Ockenden Ltd. Un acord de schimb de informații este în vigoare între trust și Donna Ockenden Ltd, care detaliază procesul de transfer de date și cine este responsabil pentru transferul și primirea datelor.
11.1 Acordul actual pentru transferul de informații între Trust și Donna Ockenden Ltd este printr-o adresă de e-mail nhs.net. Acest aranjament va înceta odată ce sistemul EDRMS va fi în vigoare, deoarece trustul va transfera toate dosarele medicale relevante solicitate de Donna Ockenden Ltd pe platforma EDRMS.
11.2 Orice înregistrări de guvernare solicitate de la Trust by Donna Ockenden Ltd vor fi transferate prin e-mail utilizând adresa de e-mail Trust NHS și adresa de e-mail Donna Ockenden maternity admin.
11.3 În primele luni ale revizuirii, când nu a existat nicio alternativă, unele date au fost transferate de la Trust la Donna Ockenden Ltd printr-un stick de memorie criptat corporativ. Informațiile de pe stick-ul de memorie au fost șterse odată ce au fost transferate într-un folder de pe platforma informatică Venom. Înregistrările sunt păstrate la Donna Ockenden Ltd înregistrând existența stick-ului de memorie cu informații istorice referitoare la utilizarea și mișcările sale.
12 Înregistrări lipsă și pierdute (hârtie)
12.1 O „înregistrare lipsă” este atunci când o înregistrare sau un document nu poate fi găsit sau nu este disponibil atunci când este necesar, existând o înregistrare clară că a fost primit de la Trust în primă instanță.
12.2 În cazul unei înregistrări lipsă, managerii de revizuire clinică trebuie informați imediat și trebuie efectuată o căutare amănunțită amănunțită. Aceasta va include inițierea unei căutări fizice, pe lângă revizuirea istoricului de urmărire a înregistrării și, în cazul înregistrărilor medicale, verificarea foilor de conectare / deconectare cu membrii relevanți ai echipei de revizuire care sunt contactați în regim de urgență.
12.3 În cazul în care, după o zi lucrătoare, înregistrarea nu a fost găsită, înregistrarea lipsă trebuie raportată președintelui și trebuie să înceapă imediat o anchetă. Dacă înregistrarea este o fișă medicală, trustul trebuie să fie informat.
12.4 Dacă după două zile lucrătoare devine clar că dosarul medical nu se află la fața locului, responsabilul cu protecția datelor trebuie să ia legătura cu Biroul comisarilor pentru informații (ICO) pentru a-i informa despre înregistrarea lipsă și pentru a solicita sfaturi. Trustul trebuie să fie pe deplin informat în orice moment.
13 înregistrări păstrate și/sau transferate în scopuri de arhivare
13.1 Conform Politicii de confidențialitate Donna Limited, Solicitarea va stoca în siguranță informațiile furnizate, inclusiv informațiile personale și, în general, le va păstra pe durata Solicitării, în funcție de scopul colectării și utilizării acestor informații personale. La sfârșitul anchetei și în conformitate cu legea, procesul-verbal al anchetei, care poate include informații personale și sensibile, va fi transferat la Arhivele Naționale, unde informațiile vor fi tratate în conformitate cu garanțiile legislației privind protecția datelor pentru arhivarea în interes public
14 Eliminarea înregistrărilor
14.1 Donna Ockenden Ltd va respecta Acordul de eliminare a înregistrărilor odată ce politica este în vigoare.
15 Distribuire, punere în aplicare și revizuire
15.1 Odată ratificată, această politică va fi distribuită în rândul echipei de revizuire și va fi pusă la dispoziția noilor membri ai personalului în timpul inducției și a tuturor contractanților.
15.2 Acest document va fi revizuit anual sau mai devreme, dacă este necesar
Data următoarei examinări: mai 2021