انفارمیشن مینجمنٹ پالیسی
1 تعارف
1.1 اس پالیسی کا مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ معلومات کا انتظام اس طرح سے کیا جائے کہ معلومات کی قانون سازی کی تعمیل کی جائے، آزاد زچگی کے جائزے کی جاری ضروریات کو پورا کیا جائے، اور جائزے کے عمل کے اختتام پر ایک اچھی طرح سے منظم اور جامع ریکارڈ فراہم کیا جائے. یہ موجودہ قانونی تقاضوں اور پیشہ ورانہ بہترین عمل پر مبنی ہے.
1.2 آزاد زچگی جائزہ ٹیم کے حصے کے طور پر ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے لئے کام کرنے والے تمام عملے کے ارکان اور تمام ٹھیکیداروں کو اس بات کو یقینی بنانا ہوگا کہ وہ اس پالیسی کے مندرجات سے واقف ہیں۔ اس میں وہ عملہ شامل ہے جو عارضی یا مقررہ مدت کی بنیاد پر ملازمت پر یا معاہدے کے تحت ہے ، چاہے وہ مکمل ہو یا جزوقتی۔ اس پالیسی پر سختی سے عمل کیا جانا چاہئے۔ ایسا کرنے میں ناکامی کے نتیجے میں معاہدہ ختم یا تادیبی کارروائی ہوسکتی ہے۔
1.3 یہ پالیسی ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے پاس موجود تمام دستاویزات اور ریکارڈز سے متعلق ہے جو کسی بھی قسم کے ہیں اور فارمیٹ سے قطع نظر ، چاہے الیکٹرانک یا ہارڈ کاپی ہو۔ مثال کے طور پر ، اس میں رسمی اور غیر رسمی کاغذی ریکارڈ اور ان ریکارڈوں کی الیکٹرانک تصاویر ، ای میل ، ٹیکسٹ پیغامات ، انٹرنیٹ اور سوشل میڈیا پوسٹنگ ، دیگر الیکٹرانک مواصلات ، ٹیلی فون ریکارڈز ، ویڈیو ، فلم اور تصاویر شامل ہیں۔
1.4 ریکارڈ اور دستاویزات کے درمیان فرق کرنا ضروری ہے:
- دستاویزات ایک تنظیم کے کام کرنے کے اوزار ہیں اور تبدیلی کے تابع ہیں. ان میں ، مثال کے طور پر ، منصوبے اور مقاصد ، ٹاسک الاٹمنٹ ، اور کسی تنظیم کے اندر روزمرہ مواصلات شامل ہیں۔ دستاویزات کی تخلیق اور رسائی کو اس جائزے کی چیئر محترمہ ڈونا اوکینڈن کے ذریعہ کنٹرول کیا جاتا ہے۔
- ریکارڈ واقعات اور اعمال کے ثبوت فراہم کرتے ہیں، لہذا انہیں تبدیل نہیں کیا جا سکتا ہے اور نہ ہی تبدیل کیا جانا چاہئے. وہ ان کی برقراری، رسائی اور تباہی کے بارے میں قانونی تقاضوں کے تابع ہیں. کسی ادارے کے کام کا ریکارڈ، مثال کے طور پر کیے گئے فیصلوں اور کیے گئے اقدامات کا ریکارڈ بنایا اور برقرار رکھا جاتا ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جاسکے کہ اقدامات اور فیصلوں کے قابل اعتماد ثبوت رکھے جائیں اور ضرورت پڑنے پر حوالہ اور استعمال کے لئے دستیاب رہیں۔
1.5 انڈیپینڈنٹ میٹرنٹی ریویو کے دوران ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کئی سالوں سے شروسبری اور ٹیلفورڈ ہاسپٹل ٹرسٹ کی طرف سے فراہم کردہ زچگی کی خدمات کے ریکارڈ کا جائزہ لے گا۔ ان ریکارڈز میں حساس ذاتی ڈیٹا کی بڑی مقدار موجود ہے اور اسے خفیہ سمجھا جانا چاہئے۔ ان سے اس پالیسی کے مطابق نمٹا جانا چاہیے۔ جیسا کہ ذیل میں بیان کیا گیا ہے ، ان میں سے کچھ ریکارڈ کو کاغذی شکل میں ایک عبوری اقدام کے طور پر ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کو منتقل کردیا گیا ہے ، جس میں جائزہ کے دوران استعمال کے لئے الیکٹرانک کاپی ریکارڈ بنانے کے لئے کاغذی ریکارڈ کی اسکیننگ زیر التوا ہے۔
1.6 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ اپنے جائزے کے انعقاد کے دوران نئے ریکارڈ بھی بنائے گا ، جس میں ملوث خاندانوں سے موصول ہونے والی نئی معلومات شامل ہوسکتی ہیں۔ یہ بھی خفیہ ہیں اور اس پالیسی کے مطابق ان سے نمٹنا ضروری ہے۔
1.7 جائزہ کے انعقاد کے ایک حصے کے طور پر ، ڈونا اوکنڈن لمیٹڈ ریکارڈ برقرار رکھنے کا شیڈول اور ریکارڈ کو ٹھکانے لگانے کی پالیسی قائم کرے گا جس میں جائزہ رپورٹ کی اشاعت کے بعد مختلف قسم کے ریکارڈ رکھنے کی مدت اور نیشنل آرکائیو کو ریکارڈ کی منتقلی کے انتظامات کا تعین کیا جائے گا۔ جائزہ رپورٹ کی اشاعت تک تمام ریکارڈ کو محفوظ طریقے سے محفوظ اور برقرار رکھا جانا چاہئے۔
2 پس منظر
2.1 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ ریکارڈ اور دستاویزات سے متعلق قانونی اور پیشہ ورانہ ذمہ داریوں کی تعمیل کرنے کے لئے ضرورت کے مطابق کارروائی کرے گا، اور خاص طور پر:
- پبلک ریکارڈ ایکٹ 1958
- صحت کے ریکارڈ تک رسائی ایکٹ 1990
- فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ 2000
- صحت اور سماجی دیکھ بھال کے لئے ریکارڈ مینجمنٹ کوڈ آف پریکٹس 2016
- این ایچ ایس انفارمیشن گورننس: قانونی اور پیشہ ورانہ ذمہ داریوں پر رہنمائی
- یورپی یونین جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن 2016
- ڈیٹا پروٹیکشن ایکٹ 2018
پبلک ریکارڈ ایکٹ 1958 میں پبلک ریکارڈ اور پبلک ریکارڈ آفس کے حوالے سے دفعات شامل ہیں۔ اس میں عوامی ریکارڈ، جمع کرنے کی جگہوں، رسائی اور تباہی کے انتخاب اور تحفظ کے بارے میں فرائض شامل ہیں.
صحت کے ریکارڈ تک رسائی کا قانون 1990 مرنے والے شخص کے صحت کے ریکارڈ تک رسائی کو منظم کرتا ہے۔
(ج) فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ 2000 کے تحت سرکاری حکام یا ان کے لیے خدمات فراہم کرنے والے افراد کے پاس موجود معلومات کے انکشاف کا اہتمام کیا گیا ہے۔ ریکارڈ کے انتظام کے بارے میں لارڈ چانسلر کا کوڈ آف پریکٹس اس ایکٹ کی دفعہ 46 کے تحت جاری کیا جاتا ہے۔
ہیلتھ اینڈ سوشل کیئر کے لئے ریکارڈ مینجمنٹ کوڈ آف پریکٹس 2016 کو انفارمیشن گورننس الائنس نے جولائی 2016 میں شائع کیا تھا۔ یہ ان لوگوں کے لئے ریکارڈ کے انتظام کے لئے ایک بہترین پریکٹس گائیڈ ہے جو انگلینڈ میں این ایچ ایس تنظیموں کے معاہدے کے اندر یا اس کے تحت کام کرتے ہیں۔ یہ گائیڈ قانونی ضروریات اور پیشہ ورانہ بہترین مشق پر مبنی ہے.
این ایچ ایس انفارمیشن گورننس: قانونی اور پیشہ ورانہ ذمہ داریوں پر رہنمائی قانونی اور پیشہ ورانہ ذمہ داریوں کی رینج کے بارے میں رہنمائی فراہم کرتی ہے جو معلومات کے انتظام، استعمال اور انکشاف کو متاثر کرتی ہیں.
جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن (2016) ("جی ڈی پی آر”) یورپی یونین کے تمام رکن ممالک میں ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ کو منظم کرتا ہے. یہ برطانیہ میں ڈیٹا پروٹیکشن ایکٹ 2018 کے ذریعہ نافذ کیا گیا ہے جو جی ڈی پی آر کی تکمیل کرتا ہے۔ قانون سازی کے دونوں ٹکڑوں کو ایک ساتھ پڑھا جانا چاہئے۔
ڈیٹا پروٹیکشن ایکٹ 2018 ("ڈی پی اے”) پارلیمنٹ کا ایک ایکٹ ہے جو زندہ افراد سے متعلق ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ کو منظم کرتا ہے ، بشمول اس طرح کی معلومات کا حصول ، رکھنے ، استعمال یا انکشاف کرنا۔ زندہ مریضوں کے صحت کے ریکارڈ تک رسائی اس ایکٹ کے تحت کنٹرول کی جاتی ہے۔
2.2 جی ڈی پی آر یا ڈی پی اے کی تعمیل کرنے میں ناکامی کے نتیجے میں ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ اور اس کے گاہکوں کی ساکھ کو نقصان پہنچ سکتا ہے اور مالی جرمانے کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔ مزید برآں ، افراد کو جان بوجھ کر یا لاپرواہی سے ذاتی ڈیٹا ظاہر کرنے ، حاصل کرنے یا حاصل کرنے کے لئے مقدمہ چلایا جاسکتا ہے۔
3 کردار اور ذمہ داریاں
3.1 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ تمام معلومات کے انتظام کے لئے جوابدہ ہے جو اس کے پاس ہے یا تخلیق کرتا ہے.
3.2 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ نے ایک ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر مقرر کیا ہے جس کی ذمہ داری ہے کہ وہ ڈیٹا پروٹیکشن کے اصولوں کے بارے میں آگاہ اور مشورہ دے اور اس پالیسی کی تعمیل کی نگرانی کرے۔
3.3 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے اندر سینئر مینجمنٹ ٹیم اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ذمہ دار ہے کہ ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے ذریعہ تیار کردہ دستاویزات اور ریکارڈ محفوظ طریقے سے محفوظ ہیں اور ان تک رسائی کو کنٹرول کیا جاتا ہے.
3.4 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ اپنے مقرر کردہ ایچ آر ایڈوائزر، سینئر مینجمنٹ ٹیم اور ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر کے ذریعے اس پالیسی کے اطلاق اور ڈیٹا پروٹیکشن ایکٹ 2018 کے تحت کی جانے والی کسی بھی ڈیٹا سبجیکٹ تک رسائی کی درخواستوں کا جواب دینے کے لئے ذمہ دار ہے۔
4 محفوظ ریکارڈ اسٹوریج
جہاں ریکارڈ میں فرد کی شناخت کے قابل ڈیٹا یا کارپوریٹ حساس معلومات ہوتی ہیں وہاں یہ ایک قانونی ضرورت ہے کہ اس طرح کے ڈیٹا کو محفوظ طریقے سے ذخیرہ کیا جائے۔ آزادانہ زچگی کے جائزے کے لئے ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ نے تین طریقوں کو اپنایا ہے:
- ریویو کے دوران بنائے گئے ریکارڈز کے لئے وینوم آئی ٹی کے ذریعہ ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے لئے فراہم کردہ ایک محفوظ ویب پر مبنی سرور کا استعمال
- الیکٹرانک دستاویز ریکارڈز مینجمنٹ سسٹم (یا ای ڈی آر ایم ایس) پلیٹ فارم کا استعمال جو شروسبری اور ٹیلفورڈ این ایچ ایس ٹرسٹ اور این ایچ ایس ای / آئی کی طرف سے فراہم کردہ آزاد زچگی کے جائزے سے متعلق طبی ریکارڈ کے لئے فراہم کیا گیا ہے۔
- شریسبری اور ٹیلفورڈ این ایچ ایس ٹرسٹ کی جانب سے فراہم کردہ کاغذی ریکارڈ کے لیے ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے دفاتر میں محفوظ طریقے سے اسٹوریج بند کر دی گئی۔
ان سہولیات تک رسائی کو مخصوص طریقہ کار کے ذریعہ کنٹرول کیا جاتا ہے۔
5 ریکارڈ رسائی اور دیکھ بھال: کاغذی ریکارڈ
5.1 پیپر فائل اسٹوریج غیر مجاز رسائی سے محفوظ ہے اور دفاتر تمام ضروری فائر ریگولیشنز کو پورا کرتے ہیں۔
5.2 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے دفاتر کے اندر کاغذی ریکارڈ کی نقل و حرکت ، استعمال اور مقام کو کنٹرول اور ٹریک کیا جاتا ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جاسکے کہ کسی بھی وقت ریکارڈ آسانی سے بازیافت کیا جاسکتا ہے۔
5.3 تمام جائزہ لینے والوں کو سائن ان / آؤٹ لاگ کو مکمل کرنا ہوگا جب وہ بند الماری میں رکھے گئے اپنے فولڈروں سے میڈیکل ریکارڈ ہٹاتے ہیں۔ جائزہ لینے والوں کو ایک وقت میں صرف ایک ریکارڈ کو ہٹانا اور کام کرنا چاہئے۔
5.4 جائزہ لینے والے اس بات کو یقینی بنانے کے ذمہ دار ہیں کہ طبی ریکارڈ اور متعلقہ دستاویزات کو مناسب فائل میں محفوظ کیا جائے، فائلوں کو مناسب الماری میں عددی ترتیب میں رکھا جائے، اور یہ کہ الماری کو ہر وقت لاک رکھا جائے اور کوڈ کے اندر چابی کو محفوظ رکھا جائے۔ الماری کو فائلوں کو ہٹانے یا تبدیل کرنے کے لئے ضرورت سے زیادہ وقت تک ان لاک نہیں کیا جانا چاہئے۔
5.5 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ تمام عملے کو نوٹ پکڑنے کے لئے مخصوص ہارڈ بیک نوٹ بک فراہم کرتا ہے۔ ان نوٹ بکوں کو صرف زچگی کے جائزے کے مقاصد کے لئے استعمال کیا جانا چاہئے اور وہ ہر وقت ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کی ملکیت رہتے ہیں۔ استعمال میں نہ ہونے پر انہیں محفوظ طریقے سے ذخیرہ کیا جاتا ہے۔ ٹیم کے ارکان اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ذمہ دار ہیں کہ نوٹ بک میں موجود معلومات خفیہ رہیں۔
6 ریکارڈ رسائی اور دیکھ بھال: ای ڈی آر ایم ایس پلیٹ فارم
6.1 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ این ایچ ایس ای / آئی اور ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے مابین ڈیٹا پروٹیکشن معاہدے کے نفاذ کے بعد ای ڈی آر ایم ایس پلیٹ فارم کے ذریعہ ڈیجیٹلائزڈ ریکارڈ تک رسائی اور انتظام سے متعلق تمام ضروریات کی تعمیل کرے گا ، جس میں آزاد زچگی جائزہ ٹیم کے ممبروں کو سسٹم تک مکمل رسائی کو ممکن بنانے کا اختیار دیا گیا ہے۔
6.2 محفوظ رسائی کو ممکن بنانے کے لئے ای ڈی آر ایم ایس تک رسائی حاصل کرنے کی اجازت رکھنے والے تمام افراد کو الگ الگ ہدایات جاری کی جائیں گی۔ یہ ایک لازمی ضرورت ہے کہ متعلقہ عملہ ان ہدایات پر عمل کرے۔
6.3 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ سسٹم کے استعمال میں فراہم کردہ تربیت کا جائزہ ٹیم کے ذریعہ مکمل طور پر استعمال کیا جائے تاکہ ای ڈی آر ایم ایس پلیٹ فارم پر انفارمیشن مینجمنٹ کی مکمل تعمیل کو ممکن بنایا جاسکے۔
7 ریکارڈ رسائی اور دیکھ بھال: وینوم آئی ٹی پلیٹ فارم
ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ محفوظ وینم آئی ٹی سرور پر گورننس دستاویزات اسٹور کرتا ہے۔ وینم آئی ٹی نے برطانیہ کے مطابق حفاظتی اقدامات کا ایک سلسلہ قائم کیا ہے اور این ایچ ایس ڈیٹا سیکیورٹی ٹول کٹ سیلف اسسمنٹ کو بھی مکمل اور پاس کیا ہے۔
7.1 سرور خاندانوں سے براہ راست موصول ہونے والی گورننس دستاویزات کے ساتھ ساتھ خاندانوں کے ساتھ ای میل گفتگو اور ملاقاتوں کے ریکارڈ کو اسٹور کرتا ہے۔ یہ انفرادی طور پر خاندانی نام کے فولڈروں کے اندر محفوظ کیے جاتے ہیں جن تک جائزہ ٹیم ان کے کلینیکل جائزے میں مدد کرنے کے لئے رسائی حاصل کرتی ہے۔
7.2 سرور ٹرسٹ سے موصول ہونے والے گورننس ریکارڈ رکھتا ہے جس تک جائزہ ٹیم رسائی حاصل کرتی ہے۔ ان میں شکایات کے ریکارڈ، تفتیش کے نتائج، ایم ڈی ٹی میٹنگز اور اہل خانہ کے ساتھ ملاقاتوں کے ریکارڈ شامل ہیں لیکن ان تک محدود نہیں ہیں۔ ان تک جائزہ ٹیم کے ارکان رسائی حاصل کرتے ہیں۔
7.3 جائزہ ٹیم اپنی انفرادی کیس رپورٹس مرتب کرتی ہے جو فولڈر نامی انفرادی خاندان کے اندر محفوظ ہوتی ہیں۔
7.4 ایک بار جائزہ مکمل ہونے کے بعد ، خاندان کو اس کے معاہدوں کے مطابق برقرار رکھنے اور تباہی کے انتظامات کا مشورہ دیا جائے گا۔
ایک بار جائزہ مکمل ہونے کے بعد ، اس کے لئے موجود معاہدوں کے مطابق تمام گورننس ریکارڈ کو برقرار رکھا جائے گا ، محفوظ کیا جائے گا یا تباہ کردیا جائے گا۔
8 ریکارڈ رسائی اور دیکھ بھال: جنرل
ٹرسٹ اور ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے درمیان معلومات کے تبادلے کا معاہدہ موجود ہے۔
ٹیم کے ارکان گھر، کام یا غیر ‘ڈونا اوکینڈن’ ای میل اکاؤنٹس یا ذاتی کمپیوٹرز یا ہٹائے جانے والے میڈیا کا استعمال کسی بھی حساس ریکارڈ یا معلومات کو رکھنے یا ذخیرہ کرنے کے لئے نہیں کریں گے جو جائزے کے دوران یا بعد میں کسی بھی وقت آزادانہ زچگی کے جائزے سے متعلق ہوں۔
8.1 پرنٹر چیچیسٹر میں دفتر کے اندر ایک محفوظ علاقے میں واقع ہے. کسی بھی کاغذی ریکارڈ یا دستاویزات کی چھپائی کرتے وقت، اس بات کو یقینی بنانے کے لئے مناسب اقدامات کیے جاتے ہیں کہ تمام دستاویزات پرنٹنگ کے فورا بعد جمع کی جائیں.
8.2 انڈکشن پر، تمام عملے کو یاد دلایا جاتا ہے کہ جب ان کی دیکھ بھال نہیں کی جاتی ہے تو انہیں کبھی بھی اپنے کمپیوٹر اسکرین کو کھلا نہیں چھوڑنا چاہئے.
8.3 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ چیچیسٹر آفس میں کام کرتے وقت ٹیم کے تمام ممبروں کے لئے ایک سخت ‘واضح ڈیسک پالیسی’ چلاتا ہے. جہاں دستاویزات پرنٹ کی جاتی ہیں جو مستقبل کے استعمال کے لئے ضروری نہیں ہیں – مثال کے طور پر ٹیم منٹس کی انفرادی کاپیاں ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ ایک محفوظ اور قابل مشاہدہ ‘سائٹ’ شریڈنگ سسٹم کا استعمال کرتی ہے جو انڈکشن پر ٹیم کے تمام ممبروں کو سمجھایا جاتا ہے۔ کاٹنے کے لئے دستاویزات کو کاٹنے سے پہلے ایک بند الماری میں محفوظ کیا جاتا ہے۔ شریڈنگ فراہم کنندہ کی طرف سے شریڈنگ کا سرٹیفکیٹ فراہم کیا جاتا ہے۔
8.4 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے پاس موجود کسی بھی ریکارڈ کا انکشاف نظر ثانیہ کی چیئر محترمہ ڈونا اوکینڈن کے تحریری اختیار کے بغیر نہیں کیا جائے گا۔
9 ریکارڈ نام رکھنے اور اچھی مشق
9.1 ریکارڈ کا نام رکھنا ریکارڈ مینجمنٹ میں ایک اہم عمل ہے اور یہ ضروری ہے کہ ریکارڈ کے انتظام میں مدد کے لئے تمام شعبوں کے اندر ایک مربوط نقطہ نظر اپنایا جائے۔
9.2 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ نے نام دینے کا ایک فریم ورک قائم کیا ہے جو تمام غیر اہلکاروں کے ریکارڈ اور دستاویزات پر لاگو ہوتا ہے اور ٹیم کے ساتھ آغاز پر ، عملے کو دکھایا جاتا ہے کہ نام کے عمل کی تفہیم حاصل کرنے کے لئے مختلف فائلوں اور فولڈروں کے ذریعے اپنا راستہ کیسے چلایا جائے۔
9.3 خاص طور پر ، ٹیم کے ممبروں کو فولڈروں یا فائلوں کو اپنے نام سے نام دینے سے گریز کرنا چاہئے جب تک کہ فولڈر یا فائل میں ایسے ریکارڈ شامل نہ ہوں جو اس شخص کے بارے میں سوانحی نوعیت کے ہوں ، مثال کے طور پر ، اہلکاروں کے ریکارڈ۔
10 ڈیٹا کی حفاظت
مجموعی طور پر ، اس پالیسی اور رازداری کی پالیسی کا مقصد جی ڈی پی آر اور ڈی پی اے کی تعمیل کو یقینی بنانا ہے۔
10.1 تمام عملے کو جی ڈی پی آر اور ڈی پی اے کی ضروریات اور ان کی تعمیل کرنے کی ذمہ داری کا مشورہ دیا جاتا ہے، اس پالیسی اور رازداری کی پالیسی کے ساتھ، جائزہ ٹیم میں شمولیت مکمل کرتے وقت.
10.2 ٹرسٹ اور این ایچ ایس ای / آئی کے درمیان ڈیٹا پروٹیکشن امپیکٹ اسسمنٹ مکمل ہوچکا ہے اور ڈونا اوکنڈن لمیٹڈ اور این ایچ ایس ای / آئی کے مابین ڈیٹا پروٹیکشن معاہدہ مکمل ہوچکا ہے۔
10.3 وینوم آئی ٹی ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ ، اور سی کیوب میزبانوں کے لئے محفوظ بیک اپ فراہم کرتا ہے اور ای ڈی آر ایم ایس پلیٹ فارم کے لئے محفوظ بیک اپ فراہم کرتا ہے۔
11 ریکارڈ کی منتقلی
ڈیٹا منتقل کرتے وقت، ٹرسٹ اور ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے مابین مضبوط حفاظتی اقدامات اور احتیاطی تدابیر موجود ہیں. ٹرسٹ اور ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے درمیان معلومات کے تبادلے کا ایک معاہدہ موجود ہے جو ڈیٹا کی منتقلی کے عمل کی تفصیلات فراہم کرتا ہے اور ڈیٹا کی منتقلی اور وصولی کا ذمہ دار کون ہے۔
11.1 ٹرسٹ اور ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کے درمیان معلومات کی منتقلی کا موجودہ انتظام ایک nhs.net ای میل ایڈریس کے ذریعے ہے۔ یہ انتظام ای ڈی آر ایم ایس سسٹم کے نافذ ہونے کے بعد ختم ہوجائے گا کیونکہ ٹرسٹ تمام متعلقہ طبی ریکارڈ جو ڈونا اوکنڈن لمیٹڈ کو درکار ہیں ای ڈی آر ایم ایس پلیٹ فارم پر منتقل کردے گا۔
11.2 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ کی طرف سے ٹرسٹ سے درخواست کردہ کسی بھی گورننس ریکارڈ کو ٹرسٹ این ایچ ایس ای میل ایڈریس اور ڈونا اوکنڈن ای میل ایڈریس میٹرنٹی ایڈمن کا استعمال کرتے ہوئے ای میل کے ذریعے منتقل کیا جائے گا۔
11.3 جائزے کے ابتدائی مہینوں میں جب کوئی متبادل نہیں تھا ، تو کچھ اعداد و شمار کو کارپوریٹ انکرپٹڈ میموری اسٹک کے ذریعہ ٹرسٹ سے ڈونا اوکنڈن لمیٹڈ کو منتقل کیا گیا تھا۔ میموری اسٹک پر موجود معلومات کو وینوم آئی ٹی پلیٹ فارم پر ایک فولڈر میں منتقل کرنے کے بعد حذف کردیا گیا تھا۔ ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ میں میموری اسٹک کے وجود کو ریکارڈ کیا جاتا ہے جس میں اس کے استعمال اور حرکات سے متعلق تاریخی معلومات شامل ہوتی ہیں۔
12 گمشدہ اور گمشدہ ریکارڈ (کاغذ)
12.1 ‘گمشدہ ریکارڈ’ اس وقت ہوتا ہے جب کوئی ریکارڈ یا دستاویز نہیں مل پاتا ہے، یا ضرورت پڑنے پر دستیاب نہیں ہوتا ہے، جس میں ایک واضح ریکارڈ ہوتا ہے کہ یہ ٹرسٹ سے پہلی بار موصول ہوا ہے.
12.2 گمشدہ ریکارڈ کی صورت میں، کلینیکل ریویو مینیجرز کو فوری طور پر مطلع کیا جانا چاہئے اور ایک مکمل وسیع تلاش کی جانی چاہئے. اس میں ریکارڈ کی ٹریکنگ ہسٹری کا جائزہ لینے کے علاوہ جسمانی تلاش کا آغاز کرنا اور اگر میڈیکل ریکارڈ ہے تو سائن ان / آؤٹ شیٹس کی جانچ پڑتال کرنا شامل ہوگا جس میں متعلقہ جائزہ ٹیم کے ممبروں سے فوری طور پر رابطہ کیا جائے گا۔
12.3 اگر ایک ورکنگ ڈے کے بعد، ریکارڈ نہیں ملا ہے، تو گمشدہ ریکارڈ کو چیئر کو رپورٹ کیا جانا چاہئے اور فوری تحقیقات شروع کی جانی چاہئے. اگر ریکارڈ میڈیکل ریکارڈ ہے تو ٹرسٹ کو مطلع کیا جانا چاہئے۔
12.4 اگر دو ورکنگ دنوں کے بعد یہ واضح ہوجائے کہ میڈیکل ریکارڈ احاطے میں نہیں ہے تو ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر کو انفارمیشن کمشنرز آفس (آئی سی او) کے ساتھ رابطہ کرنا ہوگا تاکہ انہیں گمشدہ ریکارڈ کے بارے میں مطلع کیا جاسکے اور مشورہ حاصل کیا جاسکے۔ ٹرسٹ کو ہر وقت مکمل طور پر باخبر رکھا جانا چاہئے۔
13 ریکارڈ محفوظ کرنے کے مقاصد کے لئے رکھے گئے اور / یا منتقل کیے گئے
13.1 ڈونا لمیٹڈ پرائیویسی پالیسی کے مطابق انکوائری ذاتی معلومات سمیت اسے فراہم کردہ معلومات کو محفوظ طریقے سے ذخیرہ کرے گی ، اور عام طور پر اس ذاتی معلومات کو جمع کرنے اور استعمال کرنے کے مقصد پر منحصر انکوائری کی مدت کے لئے اسے برقرار رکھے گی۔ انکوائری کے اختتام پر اور قانون کے مطابق انکوائری ریکارڈ ، جس میں ذاتی اور حساس ذاتی معلومات شامل ہوسکتی ہیں ، نیشنل آرکائیوز میں منتقل کردی جائیں گی جہاں معلومات کو عوامی مفاد میں آرکائیو کرنے کے لئے ڈیٹا پروٹیکشن قانون سازی میں حفاظتی اقدامات کے مطابق ہینڈل کیا جائے گا۔
14 ریکارڈ ڈسپوزل
14.1 ڈونا اوکینڈن لمیٹڈ پالیسی نافذ ہونے کے بعد ریکارڈ ڈسپوزل معاہدے کی تعمیل کرے گا۔
15 تقسیم، نفاذ اور جائزہ
15.1 ایک بار توثیق کے بعد ، اس پالیسی کو ریویو ٹیم میں تقسیم کیا جائے گا اور عملے کے نئے ممبروں کو ان کی شمولیت کے دوران اور تمام ٹھیکیداروں کو دستیاب کرایا جائے گا۔
15.2 اگر ضروری ہو تو اس دستاویز کا سالانہ یا جلد جائزہ لیا جائے گا
اگلے جائزے کی تاریخ مئی 2021